VERBANDSGEMEINDE KIRCHEN – Bauamt der Verbandsgemeinde Kirchen geht bei der Digitalisierung neue Wege

VERBANDSGEMEINDE KIRCHEN – Bauamt der Verbandsgemeinde Kirchen geht bei der Digitalisierung neue Wege – Lernen von der Wirtschaft, Anpassungen auf die Verwaltung vollziehen und Auseinandersetzen mit neuen Technologien stehen im Vordergrund

Heute ist es selbstverständlich ein Dienstleistungsunternehmen anzurufen, das am anderen Ende des Telefons ein Mitarbeiter/in den Anruf entgegennimmt und man bereits mit seinem Namen begrüßt wird. Zudem weiß die Person bereits, ob z.B. eine E-Mail Anfrage gestellt wurde oder wie der aktuelle Bearbeitungsstand ist.

Grundlage für solche Informationen ist ein sogenanntes digitales Kundenbeziehungsmanagement, kurz CRM (Customer Relationship Management).

Dieses ermöglicht das Projekte für alle internen Beteiligten hinsichtlich der Bearbeitungsstände greifbar sind. Die Zusammenarbeit und der Informationsfluss, um die Ziele zu erreichen, werden auf ein neues Level gehoben.

Genau hier setzt das Bauamt der Verbandsgemeinde Kirchen an. Eben ein solches System wird nun nach ca. einjähriger Vorbereitung eingeführt.

„Wir betreten hier Neuland in der Arbeitsweise eines Bauamtes. Ich freue mich, dass Bauamtsleiter Tim Kraft und sein Team offen für neue Wege sind und ein solches Projekt initiiert haben. Damit erreichen wir mittelfristig eine Qualitätssteigerung wovon Unternehmen und Bürger/innen als auch die ehrenamtliche Politik vor Ort profitieren sollen“, so der 1. Beigeordnete Ulrich Merzhäuser.

Tim Kraft berichtet weiter, „dass solch ein CRM System ermöglicht, dass Projekte mit vielen Beteiligten gleichzeitig digital bearbeitet und gepflegt werden können, indem alle Informationen gebündelt werden und keine doppelte Aktenführung nötig ist. Bei größeren Bauvorhaben waren in der Vergangenheit bis zu sechs Mitarbeiter/innen unabhängig voneinander involviert. So kann nicht das beste Ergebnis erreicht werden. Nun arbeiten alle gemeinsam mit transparenten Informationen am gleichen Projekt. Wir sind damit überregional eines der ersten Bauämter, die ein solches System aus der Wirtschaft adaptieren.“

„Ich halte es zudem für wichtig, dass wir uns im Bauamt mit neuen Technologien beschäftigen und diese als Chance begreifen. So haben wir mit einer autarken VR Brille (virtuelle Realität) Anwendungsmöglichkeiten im Team erörtert, um beispielsweise die Prüfung der Topografie bei Bauvorhaben ohne vor Ort Termine durchzuführen. Dies kann dann auch spontan am Schreibtisch während einer Planaufstellung geschehen. Hier könnte zukünftig eine 3D Brille dazu führen, dass keine zwei Mitarbeiter mit einem Auto Außentermine wahrnehmen müssen, um sich ein Bild vor Ort zu machen. Dies spart Zeit, Geld und kommt zudem der Umwelt zu gute“, erklärt Kraft.

Darüberhinaus werden ab 2021 die Ausschreibungen des Bauamtes papierlos durchgeführt. Auch hierfür wurde investiert, sodass das Ausschreibungswesen digital durchgeführt werden kann.

Auch im Rahmen der Wirtschaftsförderung werden weitere Synergien zum Bauamt im Sinne der heimischen Betriebe angestrebt. Derzeit befindet sich die neue Homepage der Wirtschaftsförderung in der Entwicklung. Mittelfristig soll darauf aufbauend eine App entstehen, die den Unternehmen den Zugriff auf Fördermittel oder Fragen zu Bauvorhaben ermöglicht.

Abschließend berichtet Kraft, „dass die Digitalisierung weiterhin große Herausforderungen mit sich bringt, die angepackt werden müssen. Leider ist hierzu im Alltag die Zeit sehr begrenzt. Dennoch haben wir im Team des Bauamts, auch dank des Engagements der Mitarbeiter/innen, erste Erfolge erzielt und sind auf einem sehr guten Weg. Es bleibt spannend.“

Foto (v.l.): Dag Irle (Bauamt Vg Kirchen), Tim Kraft (Bauamtsleiter VG Kirchen) Riccarda Vitt (Wirtschaftsförderung VG Kirchen) testen anwendungsbezogene VR Technik